Wenn Planung zum Selbstläufer wird

Schichtplanung ist oft das Gegenteil von Effizienz: Excel-Tabellen, Gruppenchats, Rückfragen per E-Mail. Was, wenn sich Mitarbeitende ihre Schichten einfach selbst einteilen? Genau das war die Idee hinter Planify, einer intuitiven Webapp zur selbstorganisierten Einsatzplanung. Unser Auftrag: Eine Plattform schaffen, die sowohl für Unternehmen als auch für Freiwilligenorganisationen funktioniert, flexibel ist und Freude macht.

Unser Ansatz: UX-getriebene Individualentwicklung

Ziel war es, eine Applikation zu schaffen, die sich nicht an theoretischen Use Cases orientiert, sondern direkt aus der Praxis heraus entsteht. Konkret, lösungsorientiert und intuitiv bedienbar.

Besonders wichtig war uns der Blick auf den Alltag der Nutzer:innen: Viele administrative Tätigkeiten laufen nebenbei, unter Zeitdruck und oft mobil. Deshalb musste die Bedienung von Planify auch auf Smartphones und Tablets flüssig und verständlich funktionieren. Gleichzeitig sollte die Anwendung skalieren, für kleine Teams ebenso wie für große Organisationen mit hunderten Einsätzen pro Woche.

Kern der Plattform ist ein modular aufgebauter Kalender, der sich visuell klar gliedert und gleichzeitig enorme Flexibilität bietet: von der rein selbstorganisierten Schichtwahl bis zur zentral gesteuerten Zuweisung. Zwischen diesen beiden Polen lässt sich der Planungsprozess beliebig fein einstellen, je nach Einsatzgebiet, Teamgröße oder Organisationsstruktur.

Die Funktionen – konsequent auf Alltagstauglichkeit getrimmt

• Self-Service Planung:
  Teammitglieder haben jederzeit Zugriff auf den zentralen Kalender und können sich dort selbstständig für offene Schichten eintragen. Dies fördert nicht nur Eigenverantwortung und Motivation, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand erheblich. Die klare Visualisierung von Zeitfenstern und bereits belegten Terminen sorgt für Übersicht und Transparenz.
• Admin-Modus:
  Für Situationen, in denen zentrale Steuerung erforderlich ist, bietet Planify ein umfassendes Administrations-Panel. Hier können Organisator:innen Schichten manuell zuweisen, Nutzer verwalten und Notfallanpassungen vornehmen. Eine intelligente Auto-Vervollständigungsfunktion erleichtert die Auswahl passender Teammitglieder, etwa anhand ihrer Qualifikationen oder Verfügbarkeiten.
• Hybrides Modell:
  ‍In vielen Organisationen ist eine Mischform aus Selbstverantwortung und Kontrolle gefragt. Im hybriden Modus geben Nutzer ihre bevorzugten Zeitfenster an. Die endgültige Zuweisung erfolgt anschließend durch die Administration, die dabei auf automatisch aufbereitete Verfügbarkeiten und Konflikthinweise zurückgreifen kann.
• In-App-Kommunikation & E-Mail:
  ‍Änderungen im Schichtplan, neue Einsatzmöglichkeiten oder kurzfristige Informationen, alles lässt sich direkt über Planify kommunizieren. Die integrierte Benachrichtigungslogik erlaubt sowohl den Versand von E-Mails als auch Push-Nachrichten innerhalb der App. So bleibt dein Team jederzeit auf dem Laufenden.

Das Ergebnis: Ein Tool, das Arbeit abnimmt statt macht

Planify zeigt eindrucksvoll, wie sich moderne User Experience mit realen organisatorischen Anforderungen kombinieren lässt und das ohne Kompromisse bei Bedienbarkeit, Flexibilität oder Datentiefe. Was früher durch Excel-Tabellen, Telefonlisten und zahllose Koordinationsschleifen gelöst wurde, geschieht heute in wenigen Klicks. Zentral, nachvollziehbar und skalierbar.

• Weniger Koordinationsaufwand für Admins:
  Anstatt Schichten einzeln zu vergeben und Rückfragen zu beantworten, ermöglicht Planify die direkte Selbstorganisation durch die Mitarbeitenden. Die automatische Übersicht über freie Slots, besetzte Zeiten und Rollenzuordnungen minimiert Rücksprachen und Nachfragen drastisch.
• Höhere Eigenverantwortung und Zufriedenheit im Team:
  Mitarbeitende schätzen es, ihre Zeit aktiv mitgestalten zu können. Planify stärkt die Autonomie, erhöht die Planbarkeit und führt nachweislich zu höherer Motivation und einer besseren Kommunikation im Team.
• Klare Übersicht und planbare Einsatzbereitschaft:
  ‍Dank der visuell aufbereiteten Kalenderansicht behalten alle Beteiligten stets den Überblick. Einsatzpläne sind tagesaktuell, rollenbasiert filterbar und mobil abrufbar, ideal auch für wechselnde Einsatzorte oder kurzfristige Änderungen.
• Besseres Reporting und nachvollziehbare Leistungserfassung:
  ‍Ob es um die Anzahl verteilter Infopakete, absolvierte Patientenkontakte oder ausgeführte Kontrollgänge geht, Planify macht Ergebnisse sichtbar. Die konfigurierbaren Berichte liefern wertvolle Daten für die strategische Weiterentwicklung von Kampagnen, Einsätzen oder Veranstaltungen.

Und das Beste daran: Die Lösung ist zukunftssicher. Die zugrundeliegende Architektur ist modular aufgebaut, sodass neue Features, Rollen oder Integrationen problemlos ergänzt werden können. Damit wächst Planify mit den Anforderungen und nicht umgekehrt.

Warum diese Case Study relevant ist

Planify ist mehr als ein Produkt: Es ist ein konkretes Beispiel dafür, wie digitale Lösungen dann besonders stark werden, wenn sie auf echter Nutzerforschung basieren. In diesem Projekt zeigt sich unser Anspruch, technische Exzellenz mit tiefem Prozessverständnis zu verbinden, für messbare Effizienzgewinne und echte Alltagserleichterung. Unsere Stärke liegt darin, nicht nur Software zu bauen, sondern Lösungen zu entwickeln, die passgenau in die jeweiligen Arbeitswirklichkeiten unserer Kunden passen. Vom Anforderungsworkshop über Prototyping bis zur langfristigen Weiterentwicklung, wir verstehen uns als Partner auf Augenhöhe.

‍

Ob Terminplanung, Datenmanagement oder Prozessautomatisierung – wir entwickeln Software, die wirklich hilft.